Redovisning

Bokföringsnämndens utökade information om arkivering av kvitton

By | Redovisning | No Comments

Det uppstår många frågor kring utlägg och kvitton, hur dessa ska redovisas och vilka regler som gäller för att spara kvitton. Hur får man till exempel hantera digitala kvitton? Och kan man slänga ett kvitto efter att det är fotat i en app för digital hantering eller inskannat?
Även Bokföringsnämnden får många frågor kring detta och har därför utökat sin information på sin sida, med frågor och svar kring hanteringen av kvitton.

Några av de viktigaste och vanligaste frågorna med svar hittar du här:

Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?

Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader.

Måste jag spara ett mottaget papperskvitto när jag fotograferat eller skannat det?

Ja, du måste spara papperskvittot i tre år (om företaget har kalenderår som räkenskapsår). Därefter räcker det med att du spar den digitala kopian resterande tid.

I vilken form ska kvitton sparas när anställda gör utlägg för företagets räkning?

Ett inköp som en anställd gör för företagets räkning är en affärshändelse i företaget. Det gäller oavsett om den anställde betalar med företagets pengar/kort eller med egna pengar eller ett kort som denne är betalningsskyldig för. Det kvitto (verifikation) som den anställde tar emot är företagets och ska hanteras på samma sätt som om företaget självt gjort inköpet. Tar den anställde emot ett papperskvitto, ska papperskvittot lämnas till företaget som ska spara det under arkiveringstiden. Är kvittot i elektronisk form, ska företaget spara det i elektronisk form.
Om en anställd använder en kvitto-app och fotar sitt utlägg/kvitto måste papperskvittot sparas de tre första åren.

Vårt företag har fått ett kvitto i både pappersform och elektronisk form. Måste båda sparas?

Om företaget tar emot kvittot i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara kvitton i elektronisk form så behöver inte papperskvittot sparas.
Men om företaget tar emot kvittot först i pappersform och sedan fotar kvittot så måste papperskvittot sparas i tre år och därefter spar du den digitala kopian (fotot) resterande tid.

Måste jag spara en mottagen pappersfaktura som jag skannat och sparat elektroniskt?

Samma gäller här som med kvitton, man har rätt att föra över räkenskapsinformation från pappersform till digital form. Pappersfakturan måste dock sparas i tre år och därefter räcker det med att spara den digitala kopian resterande år av arkiveringstiden (om företaget har kalenderår som räkenskapsår).

Vårt företag har en pappersbaserad fakturahantering men har nu fått en elektronisk faktura. Hur länge måste vi spara den elektroniska fakturan?

Den elektroniska fakturan får skrivas ut (överföras) och sparas i pappersform men det elektroniska dokumentet får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Vårt företag har fått en faktura i både pappersform och elektronisk form. Måste båda sparas?

Om företaget tar emot fakturan i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara sina leverantörsfakturor i elektronisk form, så behöver inte pappersfakturan sparas. På motsvarande sätt behöver inte den elektroniska fakturan sparas om företaget har pappersbaserad fakturahantering.
Om företaget däremot först tar emot en faktura i pappersform och sedan skannar fakturan, innebär reglerna i bokföringslagen att även den ursprungliga pappersfakturan ska sparas i tre år.

Hur ska jag spara fakturor som jag skapar i datorn och skriver ut för att skicka till mina kunder?

Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Räkenskapsinformationen anses sammanställd när den fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den.

Källa: Bokföringsnämnden (BFN) Bfn.se

Kan man slänga ett kvitto efter att det är fotat i en app för digital hantering eller inskannat?

Kan man slänga ett kvitto efter att det är fotat i en app för digital hantering eller inskannat?

Myt eller sanning: Kan man verkligen dra av allt i aktiebolag?

By | Redovisning | No Comments

Den som driver ett aktiebolag kan göra fler avdrag än vad som är möjligt i andra företagsformer. Stämmer det?!

När företagare eller blivande företagare pratar så händer det att de uttrycker att aktiebolag verkar vara den bästa företagsformen. ”Då får man ju dra av allt!” Oftast är det fråga om företagare som vill dra av relativt små kostnader för telefon, dator, resor och så vidare.

Någon sådan särskild avdragsrätt finns tyvärr inte. Det är tvärtom närmast en vanföreställning att aktiebolagsformen skulle innebära några särskilda regler som gör att man lättare kan dra av ”privata” kostnader.

Avdragsreglerna är i stort sett helt neutrala oavsett i vilken företagsform du bedriver din verksamhet i. I korthet kan man säga att avdrag medges för alla kostnader som är nödvändiga och normala i verksamheten. Det ska således alltid röra sig om kostnader som kan hänföras till den verksamhet du bedriver.

Skulle det vara så att kostnaden är helt främmande för verksamheten medges helt enkelt inte avdrag. Om kostnaden däremot visserligen kan kopplas till verksamheten, men har ett allt för stort inslag av privat levnadskostnad så räknas det som en förmån. Gäller det en anställd som får förmånen så medges företaget avdrag. Avdraget medges dock som för en löne- eller förmånskostnad. Det innebär att företaget får betala arbetsgivaravgifter och att den anställde ska förmånsbeskattas.

Det finns dock en viss sanning i att det ibland kan vara lättare att dra av kostnader i ett aktiebolag. Det gäller när man jämför med att den anställde försöker att dra av kostnaden privat. I praxis har det varit väldigt svårt för en anställd att få avdrag för kostnader som inte kan anses nödvändiga för tjänstens utförande.

Domstolarna har då resonerat som att om kostnaden verkligen hade varit nödvändig för tjänsten så borde din arbetsgivare ha stått för den. Skillnaden här ligger i att du som ägare av ditt aktiebolag blir din egen arbetsgivare. Det är därför du som bestämmer vilka arbetsredskap som aktiebolagets verksamhet ska bekosta.

Det kan fortfarande uppstå svåra gränsdragningsfrågor här vad gäller olika arbetsredskap. Ibland ska en förmånsbeskattning ske när arbetsgivaren utrustar den anställde med arbetsredskap som även kan användas privat. I andra fall är förmånen skattefri. De förmåner som är skattefria är dock få och huvudregeln är att alla förmåner är skattepliktiga.

Vid alla oklara avdrags- och förmånsfrågor är rådet att i första hand försöka ta reda på vad som gäller i just din situation. Är kostnaden inte avdragsgill – redovisa den då som en icke avdragsgill kostnad, eller yrka inte avdrag för den.

Är det fortfarande oklart vad som gäller så kan man ändå yrka avdrag. Detta bör dock ske öppet i deklarationen så att inte du eller bolaget riskerar skattetillägg.

Kommer Skatteverket fram till att du lämnat en oriktig uppgift så kan du få betala ett skattetillägg med 40 procent av den skatt som är hänförlig till den oriktiga uppgiften. Detta är onödigt och kan lätt undvikas genom att du yrkar avdrag öppet och anger alla omständigheter i deklarationen för dig och bolaget. Det värsta som kan hända då är att avdrag inte medges.

Källa www.foretagsfokus.com, blogginlägg skrivet av Thomas Erikson, specialist på beskattning av privatpersoner och fåmansföretag inom SEB Private Banking. Innan dess arbetade han som skattekonsult vid KPMG. Dessförinnan var han handläggare och specialist vid Skatteverket.